Expo of beslissende presentatie op komst? Voorbereiding in actie!

Expo of beslissende presentatie op komst? Voorbereiding in actie!

minds eye bed_blog

Heb je binnenkort een expo van je werk op de agenda staan? Zeer goed! Of die beslissende presentatie voor dat project dat je absoluut wil uitvoeren, prachtig! Maar voel je je overweldigd door al de praktische voorbereidingen die daaraan vooraf gaan? Logisch. Meestal zijn de creatieve geesten niet meteen het meest praktisch ingesteld. Dus wat hulpmiddeltjes zijn voor sommigen wel handig.

Ik geloof heel erg in voorbereiding. Voorbereiding is alles. Wil je je geest open hebben voor de talrijke vragen of feedback? Wel, dan is het belangrijk dat die praktische zorgen geen plaats innemen in je gedachten op het moment van de waarheid. Want dan moet je lichaam en geest volledig ten dienste staan van het moment. Want zeg nu eerlijk, zulke momenten of kansen dienen zich slechts nu en dan eens aan.  En dan willen we alles picco bello in orde hebben, niet?

Het code woord is “actiepunten”. Actie is het enige wat daadwerkelijk voor vooruitgang zorgt en zal je bovendien – veel beter dan pure contemplatie – aanwijzen of je op het goede spoor zit of niet. De volledige praktische voorbereiding heb je om te zetten naar een gestructureerde en weloverdachte planning van actiepunten. Actiepunten zijn specifieke concrete taken die je praktisch vooruit brengen. Enkele vuistregels op een handig rijtje.

  • Actiepunten beginnen met een zo specifiek mogelijk werkwoord. Dus niet “contacteren” maar bellen, mailen, schrijven of bezoeken. Vermijd werkwoorden zoals onderzoeken, bedenken, overwegen maar kies voor lezen, beslissen, ontwerpen, kiezen, …
  • Zet zoveel mogelijk informatie/intentie om in actiepunten.
  • Verdeel en delegeer actiepunten indien mogelijk. Je hoeft niet alles zelf te doen om een goed resultaat te bekomen.
  • Actiepunten blijven op je lijst tot wanneer ze uitgevoerd zijn.
  • Actiepunten worden het best los van je email georganiseerd. Zorg voor een aparte tool, notieboekje, document waar je ze apart kan verwerken.

Maar hoe begin je hier nu aan? Ondertussen tolt je hoofd misschien wel van de actiepunten maar zie je het bos door de bomen niet meer. Dus een draaiboek voor al die actiepunten, ja, dat is wat we nodig hebben.

1. Lijst op welke hulp je nodig hebt van wie tegen wanneer:

  • Mail versturen naar je designer Touch met de vraag of ze de postkaart kan ontwerpen tegen 15 februari.
  • Telefoneren naar Willy om zijn mening over de kwaliteit van het printwerk bij zijn laatste presentatie te kennen.
  • Telefonisch de fysische afspraak maken met Isolde, de locatiecoördinator om af te spreken wie welke praktische taken op zich neemt en tegen wanneer. En om te overlopen welke promotionele inspanningen zij gaat doen en welke jij daar nog aan kan en mag toevoegen.

2. Splits het uit en lijst de taken zo specifiek mogelijk op:

Enkele voorbeelden:

  • 2 uur inplannen voor het schrijven van de introtekst voor de website
  • Selecteer het beeld voor op de postkaart
  • Schrijf first draft van de email uitnodiging
  • Finale redactie van de email uitnodiging
  • Uitsturen van de email uitnodiging
  • ….

Merk op dat de laatste 3 puntjes elk aparte taken zijn. Door ze als 1 taak samen in te plannen, maak je het jezelf moeilijk waardoor je jezelf een reden geeft om uit te stellen.

3. Plan al je taken in in je agenda.

Niet op deadline, maar op het ogenblik dat je ze werkelijk gaat uitvoeren, rekening houdend met de deadline natuurlijk. De volgende richtlijnen kunnen je helpen:

  • Multitasking is een mythe maar sequential tasking verhoogt je productiviteit. Dus indien mogelijk, bundel gelijkaardige taken. Bvb. inkopen doen, telefoontjes maken, teksten schrijven, …
  • Gebruik de 2 min. regel: wat kan gedaan worden in minder dan 2 min tijd, doe je meteen.
  • Plan net iets meer tijd in dan je denkt nodig te hebben. De meeste taken nemen nu eenmaal meer tijd in beslag dan verwacht omdat de mens gelukkig een optimistisch wezen is en zelfoverschatting ons niet vreemd is. Zo is het nu eenmaal.
  • Heb je de neiging teveel tijd te spenderen aan afzonderlijke actiepunten, leg jezelf dan een tijdslimiet op en maak hierbij gebruik van je keukenwekker om je alert te houden van je resterende tijd.
  • Ben je op tijd begonnen, dan ben je nog in de mogelijkheid om wat reservetijd in te plannen. Een beetje oningevulde tijd voor het verstrijken van de deadlines die je toelaten onverwachte moeilijkheden recht te zetten of bij te sturen waar mogelijk.

Ziezo. Hiermee kan het iedereen lukken. Dat het veel werk dreigt te zijn, is zeker. Dat het belangrijk is dit goed te organiseren, evengoed. Ben benieuwd naar het resultaat bij de opening van de expo van de beloftevolle Genste fotografe Delphine Lebon vanavond in de Zebrastraat.

© Delphine Lebon



No Comments

Post A Comment